Gästebilder per E-Mail

Neben den Aufnahmen der Fotobox können Gäste eigene Fotos beisteuern: Sie schicken eine Mail mit festem Betreff an eine bestimmte Adresse, die Box ruft das Postfach regelmäßig ab und übernimmt die Bilder in die Galerie, die Diashow und die Galerie auf dem Tablet. Das lohnt sich bei Hochzeiten und Feiern, auf denen viele Gäste ohnehin mit dem Handy fotografieren.

Einrichten#

1. Ein eigenes Postfach anlegen, etwa fotos@eigene-domain.de beim Webhoster.
2. Admin-Bereich "Zugänge & Konten" > "Postfach für Gästebilder (IMAP)": Server, Benutzername und Passwort eintragen, speichern und "Verbindung testen".
3. Admin-Bereich "Galerie" > "Gästebilder per E-Mail": einschalten und einen Betreff-Code festlegen, etwa den Vorschlag aus dem Eventnamen.
4. Den Gästen Adresse und Code mitteilen - auf einem Aufsteller, in der Einladung oder per Ansage.

Der Code steht beim Event, das Postfach beim Gerät. Mehrere Events können sich deshalb ein Postfach teilen, solange jedes seinen eigenen Code hat. Mails, die vor dem Setzen des Codes eingingen, bleiben liegen - so landen keine Testmails einer früheren Feier in der Galerie.

Was mit den Bildern geschieht#

• Die Box sieht im eingestellten Takt nach, ab Werk jede Minute. "Jetzt abrufen" holt sofort.
• Übernommen werden nur Mails mit dem Code im Betreff. "AW:" oder "Fwd:" davor und Groß- oder Kleinschreibung stören nicht.
• Jedes Bild wird neu geschrieben: nach der Angabe des Handys gedreht, auf höchstens 4000 Pixel verkleinert und ohne Ortsdaten oder andere Kameraangaben. Logos aus Signaturen und sehr kleine Bilder fallen weg.
• Je Mail kommen höchstens zehn Bilder an, je Absender höchstens 30 in der Stunde.
• Bilder im HEIC-Format liest die Box nicht, sie fallen weg. Die Mail-App des iPhones schickt Fotos ohnehin als JPG; andere Apps tun das nicht immer. Das Fenster "Eigene Bilder hinzufügen" bittet deshalb um JPG, und ist die Bestätigung an, erklärt sie dem Gast, was fehlt.
• Danach wird die Mail als gelesen markiert, in einen Ordner verschoben oder gelöscht - das steht beim Postfach. Die Box merkt sich übernommene Mails zusätzlich selbst und holt keine zweimal.

In der Galerie verhält sich ein Gästebild wie eine Aufnahme: Es lässt sich drucken, per Mail verschicken und unter Admin-Bereich "Galerie" > "Bilder verwalten" löschen.

Freigabe#

Mit "Bilder erst nach Freigabe zeigen" landet ein Gästebild zunächst nicht in der Galerie. Es wartet unter Admin-Bereich "Galerie" > "Bilder verwalten" über den übrigen Bildern, mit Vorschau, Eingangszeit und Absender. "Freigeben" nimmt es in Galerie, Diashow und Tablet auf, "Ablehnen" löscht es nach einer Rückfrage. Ein Punkt am Menüpunkt "Galerie" zeigt, dass Bilder warten.

Ist in den Schnelleinstellungen "Galerie verwalten" freigegeben, kann auch der Veranstalter freigeben; den Absender sieht er dort nicht. Sinnvoll ist die Freigabe bei großen oder öffentlichen Feiern, auf denen Adresse und Code schnell die Runde machen.

Galerie-Button und QR-Code#

Im Bereich "Gästebilder per E-Mail" steht ein QR-Code, sobald Adresse und Code feststehen. Am Handy gescannt, öffnet er eine Mail an die Fotobox mit dem Betreff schon eingetragen. "QR-Code herunterladen" speichert ihn als Bild für Aufsteller, Tischkarten oder Einladungen; der Text darunter lässt sich kopieren und anpassen.

Ab Werk zeigt die Galerie außerdem den Button "Eigene Bilder hinzufügen" - an der Fotobox neben dem Zurück-Button, auf dem Tablet unter der Überschrift. Er öffnet ein Fenster mit QR-Code, Adresse, Betreff und drei kurzen Schritten. Der Button erscheint nur, solange die Box tatsächlich abruft; ist der Empfang aus oder die Box offline, verschwindet er von selbst. Abschalten lässt er sich mit "Button „Eigene Bilder hinzufügen“ in der Galerie zeigen".

Filter in der Galerie#

Mit "Filter nach Herkunft anbieten" stehen über den Bildern drei Buttons: "Alle anzeigen", "Nur Gäste-Bilder" und "Nur Fotobox-Bilder". Sie erscheinen erst, wenn die Galerie mindestens ein Gästebild enthält. Der Schalter steht zweimal - unter "Galerie-Einstellungen" für die Galerie an der Fotobox und unter "Galerie auf externem Gerät" für das Tablet. Beim Öffnen der Galerie und nach der Rückkehr wegen Untätigkeit gilt wieder "Alle anzeigen"; die Diashow bleibt ungefiltert.

"Maximale Anzahl Bilder" gilt für jede Auswahl einzeln: "Nur Gäste-Bilder" zeigt die neuesten Gästebilder, auch wenn die Fotobox zuletzt viel aufgenommen hat.

Bestätigung an den Gast#

Mit "Bestätigung per E-Mail schicken" bekommt der Gast eine kurze Antwort, sobald die Box Bilder seiner Mail übernommen hat. Sie geht über den Mail-Zugang (SMTP) raus; ist der Mail-Versand aus oder noch nicht eingerichtet, weist ein Warnstreifen darauf hin.

• Der mitgelieferte Text nennt die Zahl der Bilder und, bei eingeschalteter Freigabe, dass sie erst danach erscheinen. Er kommt in der Sprache des Events.
• Betreff und Text lassen sich ersetzen. Platzhalter: {{count}} für die Zahl der Bilder, {{event}} für den Eventnamen. Ein eigener Text gilt mit und ohne Freigabe gleich.
• Abwesenheitsnotizen, Verteiler und andere automatische Mails bekommen keine Antwort, und dieselbe Adresse höchstens eine in zehn Minuten. So entsteht keine Schleife zwischen zwei Automaten.
• Das Fenster "Eigene Bilder hinzufügen" in der Galerie kündigt die Bestätigung an, solange sie wirklich rausgeht.

Eigener Ordner in Cloud und Export#

Gästebilder liegen nie zwischen den Aufnahmen der Fotobox, sondern immer in einem eigenen Ordner, ab Werk "Gast-Bilder" - auch wenn die Unterordner für Kategorien sonst aus sind:

• Cloud: unter dem Ordner des Events, sofern "In die Cloud hochladen" an ist. Im eigenen Web-Fotoalbum stehen sie als eigene Sorte "Gästebilder per E-Mail".
• Live-Ordner-Export: ebenfalls in "Gast-Bilder", sobald der Export eingeschaltet ist.
• "Event-Aufnahmen exportieren" und Nachholen in die Cloud: mit eigenem Haken "Gästebilder per E-Mail".

Den Namen des Ordners legen die Ordnernamen bei Cloud bzw. Live-Ordner-Export fest. Wartende Bilder verlassen die Box erst mit der Freigabe.

Wann die Box nichts abruft#

Der Abruf ruht, solange der Empfang ausgeschaltet ist, der Code fehlt, kein Postfach eingerichtet ist, die Box im Offline-Betrieb läuft, Privacy-by-Default eingeschaltet ist oder die Galerie ausgeschaltet ist. Ein Warnstreifen unter dem Schalter nennt den Grund. Der Block "Letzter Abruf" zeigt, was zuletzt geschah, und nennt bei einem Fehler Grund und Rat.

Datenschutz#

Die Absenderadresse bleibt nur auf der Fotobox, bei der jeweiligen Aufnahme - etwa für eine Löschbitte. In Galerie, Diashow und auf dem Tablet erscheint sie nicht. Die Mails selbst liegen beim Mailanbieter, bis sie gelöscht werden; die Einstellung "Löschen" beim Postfach ist deshalb die sparsamste. Mehr dazu unter Daten und Datenschutz.

Nimmt die Box Gästebilder an, bekommt der Nutzungs- und Datenschutzhinweis einen eigenen Abschnitt "Eigene Fotos per E-Mail": was übernommen wird, wer die Bilder sieht, ob sie vorher freigegeben werden, was mit der Mail im Postfach geschieht, und die Bitte, nur Fotos zu schicken, mit deren Weitergabe alle Abgebildeten einverstanden sind. Wer per Mail schickt, steht meist nie vor dem Hinweis an der Fotobox - das Fenster "Eigene Bilder hinzufügen" bietet ihn deshalb über den Button "Datenschutzhinweis" an, an der Fotobox wie auf dem Tablet.

Die mitgelieferte Bestätigungsmail nennt außerdem, dass eine Antwort genügt, um die Bilder wieder löschen zu lassen. Die Antwort geht an den Absender des Mail-Zugangs (SMTP) - eine Adresse, die niemand liest, taugt dafür nicht.