Photos des invités par e-mail

En plus des prises de vue de la borne, les invités peuvent apporter leurs propres photos : ils envoient un e-mail avec un objet défini à une adresse donnée, la borne consulte régulièrement la boîte mail et reprend les photos dans la galerie, le diaporama et la galerie sur la tablette. Cela vaut la peine lors de mariages et de fêtes où de nombreux invités photographient de toute façon avec leur téléphone.

Mise en place#

Créer une boîte mail dédiée, par exemple photos@votre-domaine.fr chez un hébergeur web.
Espace d'administration "Accès & comptes" > "Boîte mail pour les photos des invités (IMAP)" : saisir le serveur, le nom d'utilisateur et le mot de passe, enregistrer puis "Tester la connexion".
Espace d'administration "Galerie" > "Photos des invités par e-mail" : activer et définir un code d'objet, par exemple la proposition tirée du nom de l'événement.
Communiquer l'adresse et le code aux invités - sur un présentoir, dans l'invitation ou par annonce.

Le code appartient à l'événement, la boîte mail à l'appareil. Plusieurs événements peuvent donc partager une boîte tant que chacun a son propre code. Les e-mails arrivés avant la définition du code sont ignorés - ainsi aucun e-mail de test d'une fête précédente n'arrive dans la galerie.

Ce qu'il advient des photos#

La borne consulte à l'intervalle réglé, chaque minute par défaut. "Récupérer maintenant" récupère immédiatement.
Seuls les e-mails avec le code dans l'objet sont repris. "Re :" ou "Fwd :" devant et les majuscules ou minuscules n'ont aucune importance.
Chaque photo est réécrite : pivotée selon l'indication du téléphone, réduite à 4000 pixels au maximum et sans données de localisation ni autres informations de l'appareil. Les logos de signature et les très petites images sont écartés.
Au maximum dix photos par e-mail, au maximum 30 par expéditeur et par heure.
La borne ne lit pas les photos au format HEIC ; elles sont ignorées. L'app Mail de l'iPhone envoie de toute façon les photos en JPG ; d'autres apps pas toujours. La fenêtre « Ajouter tes photos » demande donc du JPG et, si la confirmation est activée, elle explique à l'invité ce qui manque.
Ensuite, l'e-mail est marqué comme lu, déplacé dans un dossier ou supprimé - cela se règle avec la boîte mail. La borne retient en plus elle-même les e-mails repris et n'en récupère aucun deux fois.

Dans la galerie, une photo d'invité se comporte comme une prise de vue : elle peut être imprimée, envoyée par e-mail et supprimée sous espace d'administration "Galerie" > "Gérer les images".

Validation#

Avec "Afficher les photos seulement après validation", une photo d'invité n'arrive pas d'abord dans la galerie. Elle attend sous espace d'administration "Galerie" > "Gérer les images", au-dessus des autres photos, avec aperçu, heure de réception et expéditeur. "Valider" l'ajoute à la galerie, au diaporama et à la tablette, "Refuser" la supprime après une confirmation. Un point sur l'entrée de menu "Galerie" signale que des photos attendent.

Si "Gérer la galerie" est autorisé dans les réglages rapides, l'organisateur peut aussi valider ; il n'y voit pas l'expéditeur. La validation est utile lors de grandes fêtes ou d'événements publics où l'adresse et le code circulent vite.

Bouton de la galerie et QR code#

Dès que l'adresse et le code sont définis, la section "Photos des invités par e-mail" affiche un QR code. Scanné avec un téléphone, il ouvre un e-mail à la borne photo, l'objet déjà rempli. "Télécharger le QR code" l'enregistre comme image pour chevalets, marque-places ou invitations ; le texte en dessous peut être copié et adapté.

Par défaut, la galerie affiche aussi le bouton « Ajouter tes photos » - sur la borne à côté du bouton Retour, sur la tablette sous le titre. Il ouvre une fenêtre avec QR code, adresse, objet et trois courtes étapes. Le bouton n'apparaît que tant que la borne relève réellement la boîte ; si la réception est coupée ou la borne hors ligne, il disparaît de lui-même. Il se désactive avec "Afficher le bouton « Ajouter tes photos » dans la galerie".

Filtre dans la galerie#

Avec "Proposer un filtre par provenance", trois boutons apparaissent au-dessus des photos : « Tout afficher », « Photos des invités seulement » et « Photos de la borne seulement ». Ils n'apparaissent que lorsque la galerie contient au moins une photo d'invité. Le réglage existe deux fois - sous "Parametres de galerie" pour la galerie de la borne et sous "Galerie sur un appareil externe" pour la tablette. À l'ouverture de la galerie et après le retour pour inactivité, « Tout afficher » s'applique de nouveau ; le diaporama reste sans filtre.

Le nombre maximal d'images vaut pour chaque choix séparément : « Photos des invités seulement » montre les photos d'invités les plus récentes, même si la borne a beaucoup photographié dernièrement.

Confirmation à l'invité#

Avec "Envoyer une confirmation par e-mail", l'invité reçoit une courte réponse dès que la borne a repris les photos de son e-mail. Elle part via l'accès mail (SMTP) ; si l'envoi d'e-mails est désactivé ou pas encore configuré, une bande d'avertissement le signale.

Le texte fourni indique le nombre de photos et, avec la validation activée, qu'elles n'apparaissent qu'ensuite. Il arrive dans la langue de l'événement.
L'objet et le texte peuvent être remplacés. Espaces réservés : {{count}} pour le nombre de photos, {{event}} pour le nom de l'événement. Un texte personnalisé vaut avec ou sans validation.
Les messages d'absence, listes de diffusion et autres e-mails automatiques ne reçoivent pas de réponse, et une même adresse au plus une toutes les dix minutes. Ainsi aucune boucle ne naît entre deux automates.
La fenêtre « Ajouter tes photos » de la galerie annonce la confirmation tant qu'elle part réellement.

Un dossier à part dans le cloud et l'export#

Les photos des invités ne se mêlent jamais aux prises de vue de la borne : elles vont toujours dans un dossier à part, « Gast-Bilder » par défaut - même si les sous-dossiers par catégorie sont désactivés par ailleurs :

Cloud : sous le dossier de l'événement, tant que "Téléverser dans le cloud" est activé. Dans votre propre album photo web, elles forment une catégorie à part, « Photos des invités par e-mail ».
Export en dossier en direct : également dans « Gast-Bilder », dès que l'export est activé.
"Exporter les photos de l'événement" et rattrapage dans le cloud : avec une case à cocher dédiée, "Photos des invités par e-mail".

Le nom du dossier se règle dans les noms de dossiers du cloud et de l'export en dossier en direct. Les photos en attente ne quittent la borne qu'après validation.

Quand la borne ne récupère rien#

La récupération est suspendue tant que la réception est désactivée, que le code manque, qu'aucune boîte mail n'est configurée, que la borne fonctionne hors ligne, que la confidentialité par défaut est activée ou que la galerie est désactivée. Une bande d'avertissement sous l'interrupteur en donne la raison. Le bloc "Dernière récupération" montre ce qui s'est passé en dernier et indique en cas d'erreur la raison et un conseil.

Protection des données#

L'adresse de l'expéditeur reste uniquement sur la borne, avec la photo concernée - par exemple pour une demande de suppression. Elle n'apparaît ni dans la galerie, ni dans le diaporama, ni sur la tablette. Les e-mails eux-mêmes restent chez le fournisseur jusqu'à leur suppression ; le réglage "Supprimer" de la boîte mail est donc le plus économe. Plus d'informations sous Données et confidentialité.

Quand la borne accepte les photos des invités, les informations d'utilisation et de protection des données reçoivent une section à part, « Tes propres photos par e-mail » : ce qui est repris, qui voit les photos, si elles sont d'abord validées, ce qu'il advient de l'e-mail dans la boîte, et la demande de n'envoyer que des photos dont toutes les personnes représentées acceptent la diffusion. Qui envoie par e-mail ne se trouve presque jamais devant les informations à la borne - la fenêtre « Ajouter tes photos » les propose donc via le bouton « Informations sur la protection des données », sur la borne comme sur la tablette.

L'e-mail de confirmation fourni indique en outre qu'une réponse suffit pour faire supprimer les photos. La réponse va à l'expéditeur de l'accès mail (SMTP) - une adresse que personne ne lit ne convient pas.