Fotos de invitados por correo electrónico

Además de las capturas del fotomatón, los invitados pueden aportar fotos propias: envían un correo con un asunto fijo a una dirección concreta, la cabina consulta el buzón con regularidad y lleva las fotos a la galería, al pase de diapositivas y a la galería de la tableta. Compensa en bodas y fiestas en las que muchos invitados hacen fotos con el móvil de todos modos.

Configuración#

Crear un buzón propio, por ejemplo fotos@dominio-propio.es en el proveedor de alojamiento.
Área de administración, "Accesos y cuentas" > "Buzón para fotos de invitados (IMAP)": introducir el servidor, el nombre de usuario y la contraseña, guardar y "Probar conexión".
Área de administración, "Galería" > "Fotos de invitados por correo electrónico": activarlo y fijar un código de asunto, por ejemplo la propuesta basada en el nombre del evento.
Comunicar a los invitados la dirección y el código: en un cartel, en la invitación o de viva voz.

El código está en el evento; el buzón, en el dispositivo. Por eso varios eventos pueden compartir un buzón, siempre que cada uno tenga su propio código. Los correos que llegaron antes de fijar el código se quedan donde están: así no acaban en la galería correos de prueba de una fiesta anterior.

Qué pasa con las fotos#

La cabina revisa el buzón al ritmo ajustado; de fábrica, cada minuto. "Consultar ahora" lo hace al instante.
Solo se adoptan los correos con el código en el asunto. "RE:" o "Fwd:" delante y las mayúsculas o minúsculas no importan.
Cada foto se vuelve a escribir: girada según la indicación del móvil, reducida a un máximo de 4000 píxeles y sin datos de ubicación ni otros datos de la cámara. Los logotipos de las firmas y las imágenes muy pequeñas se descartan.
Por correo llegan como máximo diez fotos; por remitente, como máximo 30 por hora.
La cabina no lee fotos en formato HEIC; se descartan. La app de correo del iPhone envía las fotos como JPG de todos modos; otras apps no siempre lo hacen. Por eso la ventana "Añadir fotos propias" pide JPG y, si la confirmación está activada, esta explica al invitado lo que falta.
Después, el correo se marca como leído, se mueve a una carpeta o se borra: eso se ajusta en el buzón. Además, la cabina recuerda por sí misma los correos adoptados y no recoge ninguno dos veces.

En la galería, una foto de invitado se comporta como una captura: se puede imprimir, enviar por correo y borrar en el área de administración, "Galería" > "Gestionar imágenes". Si en el bloque "Imprimir" está desactivado el interruptor "Permitir la impresión de fotos de invitados", a las fotos de invitados les falta el botón "Imprimir", tanto en el fotomatón como en la tableta. Las capturas del fotomatón se siguen pudiendo imprimir.

Aprobación#

Con "Mostrar imágenes solo tras la aprobación", una foto de invitado no llega primero a la galería. Espera en el área de administración, "Galería" > "Gestionar imágenes", encima de las demás fotos, con vista previa, hora de llegada y remitente. "Aprobar" la incorpora a la galería, al pase de diapositivas y a la tableta; "Rechazar" la borra tras una confirmación. Un punto en el menú "Galería" indica que hay fotos esperando.

Si en los ajustes rápidos está habilitado "Gestionar galería", también el organizador puede aprobar; allí no ve el remitente. La aprobación tiene sentido en fiestas grandes o públicas en las que la dirección y el código circulan rápido.

Botón de galería y código QR#

En la sección "Fotos de invitados por correo electrónico" aparece un código QR en cuanto la dirección y el código están fijados. Al escanearlo con el móvil, abre un correo al fotomatón con el asunto ya escrito. "Descargar código QR" lo guarda como imagen para carteles, tarjetas de mesa o invitaciones; el texto de debajo se puede copiar y adaptar.

De fábrica, la galería muestra además el botón "Añadir fotos propias" en la barra superior, tanto en el fotomatón como en la tableta. Abre una ventana con el código QR, la dirección, el asunto y tres pasos breves. El botón solo aparece mientras la cabina está realmente consultando; si la recepción está desactivada o la cabina sin conexión, desaparece por sí solo. Se puede desactivar con "Mostrar el botón «Añadir fotos propias» en la galería".

Filtro en la galería#

Con "Ofrecer filtro por procedencia", en la barra superior aparece una lista de selección: "Mostrar todas", "Solo fotos de invitados" y "Solo fotos del fotomatón"; con retos fotográficos, además, "Solo fotos de retos". Solo aparece cuando la galería contiene al menos una foto de invitado o una foto con reto, y solo ofrece aquello de lo que hay fotos. El interruptor aparece dos veces, cada una en el bloque "Acciones": en "Galería en el fotomatón" > "Acciones en la galería" para la galería del fotomatón y en "Galería externa: ajustes" > "Acciones en el dispositivo externo" para la tableta y la pantalla adicional. Al abrir la galería y tras volver por inactividad vuelve a valer "Mostrar todas"; el pase de diapositivas queda sin filtrar.

"Número máximo de imágenes" vale para cada selección por separado: "Solo fotos de invitados" muestra las fotos de invitados más recientes, aunque el fotomatón haya hecho muchas capturas últimamente.

Confirmación al invitado#

Con "Enviar confirmación por correo", el invitado recibe una respuesta breve en cuanto la cabina ha adoptado fotos de su correo. Se envía mediante el Acceso de correo (SMTP); si el envío de correo está desactivado o aún no configurado, una franja de aviso lo indica.

El texto incluido indica el número de fotos y, con la aprobación activada, que solo aparecerán después. Llega en el idioma del evento.
El asunto y el texto se pueden sustituir. Marcadores: {{count}} para el número de fotos, {{event}} para el nombre del evento. Un texto propio vale igual con y sin aprobación.
Las respuestas automáticas de ausencia, las listas de distribución y otros correos automáticos no reciben respuesta, y la misma dirección como máximo una cada diez minutos. Así no se crea ningún bucle entre dos sistemas automáticos.
La ventana "Añadir fotos propias" de la galería anuncia la confirmación mientras realmente se envíe.

Carpeta propia en la nube y la exportación#

Las fotos de invitados nunca están entre las capturas del fotomatón, sino siempre en una carpeta propia, de fábrica "Gast-Bilder", aunque las subcarpetas por categoría estén desactivadas:

Nube: bajo la carpeta del evento, siempre que "Subir a la nube" esté activado. En el álbum web propio aparecen como tipo propio "Fotos de invitados por correo electrónico".
Exportación a carpeta en directo: también en "Gast-Bilder", en cuanto la exportación está activada.
"Exportar capturas" y la subida posterior a la nube: con su propia casilla "Fotos de invitados por correo electrónico".

El nombre de la carpeta lo fijan los nombres de carpeta de la nube o de la exportación a carpeta en directo. Las fotos en espera solo salen de la cabina con la aprobación.

Cuándo la cabina no consulta nada#

La consulta se detiene mientras la recepción está desactivada, falta el código, no hay ningún buzón configurado, la cabina funciona sin conexión, Privacy-by-default está activado o la galería está desactivada. Una franja de aviso bajo el interruptor indica el motivo. El bloque "Última consulta" muestra qué ocurrió la última vez y, si hay un error, indica el motivo y un consejo.

Arriba en la sección, la barra „Recorrido de las fotos de invitados“ muestra las seis estaciones en el orden que sigue un correo: el invitado envía el correo, buzón, código de asunto, aprobación, galería, impresión. Cada estación tiene un semáforo; rojo significa que ahí hay un problema, y un clic salta a la causa; en el buzón, por ejemplo, a „Accesos y cuentas“.

Privacidad#

La dirección del remitente solo se queda en el fotomatón, junto a la captura correspondiente, por ejemplo para una petición de borrado. No aparece en la galería, en el pase de diapositivas ni en la tableta. Los correos en sí están en el proveedor de correo hasta que se borran; por eso el ajuste "Eliminar" del buzón es el más ahorrativo. Más información en Datos y privacidad.

Si la cabina acepta fotos de invitados, el aviso de uso y privacidad recibe un apartado propio, "Fotos propias por correo": qué se adopta, quién ve las fotos, si se aprueban antes, qué pasa con el correo en el buzón, y la petición de enviar solo fotos cuya difusión aceptan todas las personas que aparecen. Quien envía por correo casi nunca está delante del aviso en el fotomatón; por eso la ventana "Añadir fotos propias" lo ofrece con el botón "Aviso de privacidad", tanto en el fotomatón como en la tableta.

El correo de confirmación incluido indica además que basta una respuesta para que las fotos se borren. La respuesta va al remitente del acceso de correo (SMTP): una dirección que nadie lee no sirve para ello.