Gastfoto's per e-mail

Naast de opnamen van de fotobooth kunnen gasten eigen foto's bijdragen: ze sturen een mail met een vast onderwerp naar een bepaald adres, de booth kijkt regelmatig in het postvak en neemt de foto's over in de galerij, de diashow en de galerij op de tablet. Dat loont op bruiloften en feesten waar veel gasten toch al met hun telefoon fotograferen.

Instellen#

Een eigen postvak aanmaken, bijvoorbeeld fotos@eigen-domein.nl bij een webhoster.
Beheergedeelte "Toegang & accounts" > "Postvak voor gastfoto's (IMAP)": server, gebruikersnaam en wachtwoord invullen, opslaan en "Verbinding testen".
Beheergedeelte "Galerij" > "Gastfoto's per e-mail": inschakelen en een onderwerpcode vastleggen, bijvoorbeeld het voorstel uit de evenementnaam.
Gasten het adres en de code laten weten - op een standaard, in de uitnodiging of per aankondiging.

De code hoort bij het evenement, het postvak bij het apparaat. Meerdere evenementen kunnen daarom één postvak delen, zolang elk een eigen code heeft. Mails die binnenkwamen vóór het instellen van de code blijven liggen - zo komen er geen testmails van een eerder feest in de galerij.

Wat er met de foto's gebeurt#

De booth kijkt met het ingestelde interval, standaard elke minuut. "Nu ophalen" haalt meteen op.
Alleen mails met de code in het onderwerp worden overgenomen. "Re:" of "Fwd:" ervoor en hoofd- of kleine letters spelen geen rol.
Elke foto wordt opnieuw weggeschreven: gedraaid volgens de gegevens van de telefoon, verkleind tot hoogstens 4000 pixels en zonder locatiegegevens of andere cameragegevens. Logo's uit handtekeningen en zeer kleine afbeeldingen vallen weg.
Per mail komen hoogstens tien foto's binnen, per afzender hoogstens 30 per uur.
Foto's in HEIC-formaat leest de booth niet; ze vallen weg. De Mail-app van de iPhone stuurt foto's toch al als JPG; andere apps niet altijd. Het venster „Eigen foto's toevoegen” vraagt daarom om JPG, en staat de bevestiging aan, dan legt die de gast uit wat ontbreekt.
Daarna wordt de mail als gelezen gemarkeerd, naar een map verplaatst of verwijderd - dat staat bij het postvak. De booth onthoudt overgenomen mails daarnaast zelf en haalt er geen twee keer op.

In de galerij gedraagt een gastfoto zich als een opname: hij kan worden afgedrukt, per mail verstuurd en verwijderd onder beheergedeelte "Galerij" > "Afbeeldingen beheren".

Vrijgave#

Met "Foto's pas na vrijgave tonen" komt een gastfoto niet meteen in de galerij. Hij wacht onder beheergedeelte "Galerij" > "Afbeeldingen beheren" boven de andere foto's, met voorbeeld, tijd van binnenkomst en afzender. "Vrijgeven" neemt hem op in galerij, diashow en tablet, "Afwijzen" verwijdert hem na een bevestiging. Een punt bij het menu-item "Galerij" laat zien dat er foto's wachten.

Is "Galerij beheren" in de snelinstellingen vrijgegeven, dan kan ook de organisator vrijgeven; de afzender ziet hij daar niet. Vrijgave is zinvol bij grote of openbare feesten, waar adres en code snel de ronde doen.

Galerijknop en QR-code#

Zodra adres en code vaststaan, toont het onderdeel "Gastfoto's per e-mail" een QR-code. Gescand met een telefoon opent hij een e-mail aan de fotobooth, met het onderwerp al ingevuld. "QR-code downloaden" slaat hem op als afbeelding voor tafelstandaards, naamkaartjes of uitnodigingen; de tekst eronder is te kopiëren en aan te passen.

Standaard toont de galerij ook de knop „Eigen foto's toevoegen” - op de booth naast de terugknop, op de tablet onder de kop. Hij opent een venster met QR-code, adres, onderwerp en drie korte stappen. De knop verschijnt alleen zolang de booth echt ophaalt; staat de ontvangst uit of is de booth offline, dan verdwijnt hij vanzelf. Uitzetten kan met "Knop „Eigen foto's toevoegen” in de galerij tonen".

Filter in de galerij#

Met "Filter op herkomst aanbieden" staan boven de foto's drie knoppen: „Alles tonen”, „Alleen gastfoto's” en „Alleen fotoboothfoto's”. Ze verschijnen pas als de galerij minstens één gastfoto bevat. De schakelaar staat er twee keer - onder "Galerij-instellingen" voor de galerij op de booth en onder "Galerij op een extern apparaat" voor de tablet. Bij het openen van de galerij en na de terugkeer wegens inactiviteit geldt weer „Alles tonen”; de diavoorstelling blijft ongefilterd.

Het maximale aantal galerijbeelden geldt voor elke keuze apart: „Alleen gastfoto's” toont de nieuwste gastfoto's, ook als de booth de laatste tijd veel heeft gefotografeerd.

Bevestiging aan de gast#

Met "Bevestiging per e-mail sturen" krijgt de gast een kort antwoord zodra de booth de foto's van zijn e-mail heeft overgenomen. Het gaat via de mailtoegang (SMTP); staat het e-mailverzenden uit of is het nog niet ingericht, dan wijst een waarschuwingsbalk daarop.

De meegeleverde tekst noemt het aantal foto's en, met vrijgave aan, dat ze pas daarna verschijnen. Hij komt in de taal van het evenement.
Onderwerp en tekst zijn te vervangen. Plaatshouders: {{count}} voor het aantal foto's, {{event}} voor de naam van het evenement. Een eigen tekst geldt met en zonder vrijgave hetzelfde.
Afwezigheidsberichten, mailinglijsten en andere automatische e-mails krijgen geen antwoord, en hetzelfde adres hooguit één per tien minuten. Zo ontstaat er geen lus tussen twee automaten.
Het venster „Eigen foto's toevoegen” in de galerij kondigt de bevestiging aan zolang die echt verstuurd wordt.

Een eigen map in de cloud en bij het exporteren#

Gastfoto's staan nooit tussen de opnamen van de booth, maar altijd in een eigen map, standaard „Gast-Bilder” - ook als de submappen per categorie verder uitstaan:

Cloud: onder de map van het evenement, zolang "Naar de cloud uploaden" aanstaat. In het eigen webfotoalbum vormen ze een eigen categorie, „Gastfoto's per e-mail”.
Live-mapexport: eveneens in „Gast-Bilder”, zodra de export aanstaat.
"Evenementfoto's exporteren" en inhalen in de cloud: met een eigen vinkje, "Gastfoto's per e-mail".

De mapnaam staat bij de mapnamen van de cloud en de live-mapexport. Wachtende foto's verlaten de booth pas na vrijgave.

Wanneer de booth niets ophaalt#

Het ophalen rust zolang de ontvangst uitstaat, de code ontbreekt, er geen postvak is ingesteld, de booth offline draait, privacy by default aanstaat of de galerij uitstaat. Een waarschuwingsbalk onder de schakelaar noemt de reden. Het blok "Laatste ophaalbeurt" toont wat er het laatst gebeurde en noemt bij een fout reden en advies.

Privacy#

Het adres van de afzender blijft alleen op de fotobooth, bij de betreffende foto - bijvoorbeeld voor een verwijderverzoek. In de galerij, de diashow en op de tablet verschijnt het niet. De mails zelf blijven bij de mailprovider tot ze worden verwijderd; de instelling "Verwijderen" bij het postvak is daarom de zuinigste. Meer onder Gegevens en privacy.

Neemt de booth gastfoto's aan, dan krijgt de gebruiks- en privacyverklaring een eigen onderdeel „Eigen foto's per e-mail”: wat wordt overgenomen, wie de foto's ziet, of ze eerst worden vrijgegeven, wat er met de e-mail in het postvak gebeurt, en het verzoek alleen foto's te sturen waarvan alle afgebeelde personen akkoord zijn met het delen. Wie per e-mail stuurt, staat zelden voor de verklaring bij de fotobooth - het venster „Eigen foto's toevoegen” biedt haar daarom aan via de knop „Privacyverklaring”, op de booth en op de tablet.

De meegeleverde bevestigingsmail noemt bovendien dat een antwoord genoeg is om de foto's weer te laten verwijderen. Het antwoord gaat naar de afzender van de mailtoegang (SMTP) - een adres dat niemand leest, is daarvoor niet geschikt.